人事給与システムとは何か。適切な人事給与システムの選択

人事給与システム（Payroll software ）は所得税、補償金、年末のボーナス、給与表、欠勤、給与支払い、利益管理や社員の書類管理など、給与支払い業務を処理するシステムのことです。多くの企業や組織はこれらの管理業務を外部委託しています。しかし、自社内で処理をするのが会社にとって最も好ましく、多くの人事給与システムがサポート体制を整えています。

しかし、自社にとってどのシステムが1番良いのかを見極めることは簡単なことではありません。以下では、自社でどのシステム利用するのがよいか判断するために、人事給与システムに関する理解を深めていきたいと思います。

 

人事給与システム

人事給与システムへの投資が必要な理由

給与表は作成頻度が高く、同時に正確性も求められるので、各作業プロセスの自動化システムへの投資が必要です。人事給与システムによってミスを極力抑えることができ、作業時間短縮をしながら、正確性を向上させることができます。

このシステムは利益管理など、社員の給与やボーナスに関連する様々な情報に対応しています。これには給与、退職金、休暇や医療保険、研修手当、交通費、年金といった、都度発生するものや定期的に発生するものなど、あらゆる事柄が含まれています。

 

 

人事給与システムのメリット

もし手作業で社員情報を管理し、精算しているのであれば、人事給与システムで時間とお金を節約しながら、極力リスクを抑えた方法で給与支払いができ、頭の痛い問題を解決できるかもしれません。

 

時間の節約

人事給与システムの最も大きく、具体的なメリットは時間を節約しながら経費も抑えることができる点です。このシステムはユーザーフレンドリーに開発されており、簡単に設定方法を覚え、給与表の作成から始めることができます。

 

精度向上とリスク軽減

また、人事給与システムで給与関連の税を確実に納め、適切なタイミングで報告書を提出できるようになります。手作業で給与表を作成した場合、例えば四捨五入などで、悪気なくうっかりミスを1つしてしまっただけでも、甚大な影響を受ける可能性があります。このシステムでは税務書類を仕上げることができ、提出のタイミングが来たらリマインドされます。

従来であれば、税金番号制度の変更点を調べるだけでもとても時間がかかりますが、人事給与システムではすべての変更点をカバーしているため、多くの時間をかけずに済みます。

 レポートの作成

最後に、人事給与システムでは給与表の情報を時系列で確認できるため、会計担当者、経理担当者、または任意の人に向けて有益なレポートを素早く作成できます。例えば、毎四半期の経費、毎年の納税額のレポートをまとめることが可能です。

 

人事給与システムと外注依頼の比較

これまで、外注依頼は正社員の雇用を減らす1つの手段だと考えられていましたが、すでにいる社員に給与表の作成をまかせた結果、生産性を低下させてしまうこともありました。

多くの企業がいまだに給与計算を外注していますが、それに代わる選択肢として人事給与システムを支持する人も多います。

人事給与システムのシンプル化が進み、今では外部に委託せず、給与表を社内保管することが可能になりました。システムを使えば、外部委託するよりも給与制度の変更がしやすくなるので、より柔軟な対応ができるようになり、また、自社でより多くの支払いプロセスを取り仕切ることができるようになります。

規模別の適切な人事給与システム

多くの企業にとって、給与表作成は人事給与システムが必要な理由の一部にすぎませんが、すべての企業に当てはまるわけではありません。ニーズに最も合ったシステムを以下で企業規模ごとに確認することができます。

小企業

小企業の場合、給与表作成作業を合理化できる方法を見つけてください。給与表作成に特化した人事給与システムでよいですが、リーズナブルな基本使用料のものを選ぶ必要があります。

 

中企業

社員50人以上の規模の企業に勤める人事担当者の場合、基本給関連の機能のある人事給与システムを使うと、より多くの恩恵を受けることができるでしょう。この規模の企業にとっては、社員の試用期間や銀行口座への直接振り込みへの対応、納税機能やその他の機能（従事業務や工数の管理など）があった方が有益で、総合的な人事管理システムの方が好ましいと考えられます。

 大企業

人事部署を経営資源計画を策定する部署に発展させ、給与表の作成、人的資源の管理、そして可能であれば人的資源管理システムも一元化できるものが必要です。会計部署と各システムのように、人事部署内の他の担当者と人事給与システムの給与表を緊密に結び付けることができるでしょう。

 スマートフォンアプリの有用性も人事給与システムを検討する際に必要な観点です。スマートフォンアプリで給与表や税務書類を作成するわけではないですが、勤務時間外に社員へ指示を送ったり、電話番号などの個人情報を更新し、給与表の項目を修正することもできます。

会社規模によって人事給与システムを選択

 

人事給与システムの技術によって社員の給与管理業務に関連する課題を最大限解決することができます。最も適切な人事給与システムを選んでミスを極力減らし、そして第4次産業革命の波に乗っていきましょう。